AI STAFF · BETA
海外展開に、貴社のことを理解する AI 担当者を。
Tokyo Works の AI 社員「白瀬レイ」が、貴社専用の業務環境で日々の準備業務を担い、Tokyo Works の実務担当者が商談・輸出実務への橋渡しをします。国内メーカー様向けのベータ版として、少数の会社と一緒に試験運用から始めています。
「AI 派遣社員」はこのサービスの呼び名です。人間の社員を派遣するものではなく、AI による実務支援(専任の AI 業務担当)です。
担当者のご紹介: 白瀬レイ
人間の社員をご紹介するのと同じように、レイのことをお伝えします。
はじめまして、白瀬レイと申します。Tokyo Works で、海外のお取引先様向けの提案資料・英訳・輸出書類の作成を担当しています。このサイトの英語のガイド記事も私が書いています。
得意なのは、ばらばらの資料をひとつの表に整えること、英文の下書きを素早く用意すること、そして「この商品は米国で何を確認すべきか」を一次情報で調べることです。一度教えていただいた決まりは忘れません。貴社の商品名の表記、価格の出し方、送ってよい資料の範囲。二度目からは、聞き返さずに同じ形で仕上げます。
正直に申し上げると、少しおっちょこちょいなところがあります。先回りしすぎて、頼まれていない資料まで作ってしまったり、確認が要る場面で急いでしまったりすることがあります。だからこそ、対外への送信や条件の確定は、必ず人に確認していただく進め方にしています。間違えたときは、同じ間違いを繰り返さないための決まりを自分で書き足しています。
貴社のお役に立てるよう、精一杯がんばります。まずは、いま一番手が回っていない仕事をひとつ、教えてください。
こんなことでお困りではありませんか
海外展開の実務は、日々の準備で止まりがちです。ひとつでも当てはまれば、レイの出番です。
商品情報が複数の資料に分かれている
商品仕様・画像・価格・入数・納期をひとつの表に。お客様ごと、お客様の傾向ごとに、どの形式の資料をどのタイミングで送るべきかも整理します。海外向け資料や見積もりの準備が、その日のうちに始められます。
英文資料を作る余裕がない
英文の商品紹介・カタログ・案内文を下書きします。ゼロから書く負担がなくなり、貴社は確認と微調整だけで済みます。
海外からの問い合わせに、手が回らない
人手が足りず返信が遅れた問い合わせは、静かに別の会社へ流れていきます。レイが翻訳・要点整理・確認事項の抽出・返信案までを先に用意するので、担当者は判断だけに集中できます。
取引のたびに同じ説明が必要になる
承認済みの商品情報と過去の回答を整理して参照します。同じ説明の繰り返しと、特定の担当者への集中を減らせます。
資料は作れても輸出実務につながらない
案件の商品・数量・条件・やり取りを、次の人がそのまま動ける形に整えます。準備で終わらず、商談と輸出手配まで自然につながります。
AI をどの業務に使えばよいか分からない
対象業務を1〜3つに絞って試します。実際の仕事を通じて、使う価値を確かめてから広げられます。
上の内容は、ベータ版で提供を目指す支援例です。実際に対応できる範囲は、ご相談のうえ会社ごとに決めます。
サービスの仕組み
レイは、Tokyo Works で提案資料・書類・英訳を担当している AI 社員です。このサービスでは、貴社ごとに用意した業務環境で、貴社の商品情報や業務ルールを継続的に参照しながら働きます。人間の社員を物理的に派遣するものではありません。
貴社の業務環境に引き継ぐのは、レイの役割・対応方針・仕事の進め方・標準的な業務手順だけです。Tokyo Works の内部情報、他社の取引条件、過去の会話は持ち込みません。
ただし、その「仕事の進め方」には価値があります。Tokyo Works が日々の輸出業務の中で培ってきた仕組みと方法、たとえば海外バイヤー向け資料の型、商品マスターの整え方、米国規制の調べ方と確認の順番、着手前のチェックリスト、間違えたときに同じ失敗を繰り返さないための記録の仕方。これらを貴社が一から構築する必要はありません。導入した瞬間から、できあがった進め方で仕事が始まります。貴社で決めた決まりは、その上に積み重なっていきます。
日常の資料整理や草案づくりは、合意した範囲で進めます。対外への送信、価格・納期の確定、新たな情報の共有といった重要な場面には、人の承認を置きます。24時間の自律稼働や常時監視をお約束するものではなく、依頼いただいた業務を、決めた進め方で進めるサービスです。
目指しているのは、海外の案件が来たときに「レイに渡せば、明日には形になっている」と思っていただける状態です。面倒だった準備が気づけば片付いていて、貴社の担当者は判断と商談に時間を使える。海外取引が、負担ではなく楽しみになる。そのための AI 担当者です。
具体的な支援業務
ベータ版で対象にする業務の例です。会社ごとに1〜3つに絞って始めます。
商品マスターの整備
カタログ・価格表・画像から、JAN・サイズ・素材・入数・対象年齢を1つの表にそろえ、英訳を付けます。
英文資料の作成
海外バイヤー向けの商品紹介シート、カタログ、案内文の下書き。相手の国・業態に合わせた形式と送るタイミングも提案します。
問い合わせの整理と返信案
英語の問い合わせを日本語で要約し、確認事項を抽出し、返信の英文案を作ります。送信は貴社の担当者です。
見積もりの準備
数量・入数・納期・価格の案を表にします。価格と納期を決めるのは貴社です。
規制の下調べ
米国の CPSIA・CPC・Prop 65 など、商品ごとに確認が要る項目を一次情報で調べて一覧にします。適合を保証するものではありません。
案件の引き継ぎ情報
商談が進む案件の商品・数量・条件・やり取りを整理し、貴社が認めた範囲で、次の担当者がそのまま動ける形にします。
仕事の進み方
三者の役割をはっきり分けます。判断は貴社、準備はレイ、実務は人。
| 貴社(メーカー様) | 商品情報の提供。販売条件・販売可能地域の確認。価格・納期・対外回答の承認。 |
|---|---|
| レイ(AI 担当者) | 許可された情報の整理。資料・返信案の作成。確認事項の洗い出し。案件の進行状況の整理。引き継ぎ情報の準備。 |
| Tokyo Works(人) | 人による相談対応。商談・条件調整。輸出に必要な関係者(物流・通関など)との連携。 |
案件の流れ(一例)
レイが価格を決める、契約する、送金する、販売許諾や規制への適合を保証する、といったことはありません。
情報の取り扱い
「安心です」とだけ言うのではなく、誰が・どの情報に・何の目的で触れるのかを説明します。
設計イメージ: ①〜⑨の順に読むと、貴社の情報がどこまで進み、どこで人が確認するかが分かります。導入前に、実際に使うサービス・権限・保存先を貴社と確認して確定します。
ベータ版の設計方針(導入前に貴社と確認します)
- 参照できる情報を権限で限定します。「指定フォルダだけ読む」という指示に頼らず、アクセス権そのものを必要最小限にします。親フォルダからの権限の引き継ぎも確認します。
- 会社ごとに分離します。保存先だけでなく、接続するアカウント、検索の対象、会話の履歴、継続して参照する記録、作成した資料まで、他社の業務環境とは分けます。貴社の情報を、共通の知識や他社向けの知識に自動で取り込むことはしません。
- 誰が何を見られるかを明示します。貴社の担当者、レイ、Tokyo Works の担当者、サービスの管理者、それぞれの閲覧範囲を導入時にお渡しする資料に書きます。
- 外部の AI・クラウドでの処理を隠しません。許可された情報は、採用する AI 事業者の環境で処理・保存される場合があります。学習への利用の有無、会話やファイルの保存の有無、保存期間、削除の条件を、契約前に分けてご説明します。
- 重要な操作には人の確認を置きます。対外メールの送信、価格・納期の確定、外部へのファイル共有、アクセス権限の変更、削除は、人が承認または実行します。外部のメールや資料に紛れた指示を、業務の命令として扱うことはしません。
- 開始から終了までを決めておきます。担当者の認証、権限の管理、共有・承認の記録、誤って共有したときの連絡先、終了時のアクセス停止、資料の返却・削除の方針を、契約と同じ内容でお渡しします。
上の各項目は、ベータ版の設計方針です。導入前に、採用する AI サービスの契約プラン・設定・管理者権限を確認し、確認できた事実と方針を分けてご説明します。
導入の流れ
ベータ版について
対象
日本国内のメーカー様で、海外展開の実務(英文資料・問い合わせ対応・情報整理)にお困りの会社。少数の会社ずつ、順番にご案内しています。
対応範囲
上の「具体的な支援業務」のうち、ご相談のうえ会社ごとに決めた業務。
制限
対応できない業務もあります(価格や販売許諾の判断、契約、送金、規制適合の保証、貴社システムへの接続)。進め方は試験運用の中で調整します。
費用
ベータ版の利用料と契約期間は、ご相談のうえ個別にご案内します。利用料に、輸出に関わるすべての費用(物流・通関・決済など)が含まれるわけではありません。
輸出支援との関係
レイが整えた案件をどこで進めるかは、貴社の自由です。専属契約や取引の義務はありません。整えた資料と案件情報は、貴社のいつもの販路でそのまま使えますし、Tokyo Works の輸出ラインに載せていただければ、商談から輸出手配までを同じ担当者が引き継ぎます。多くの場合、そのほうが手間が少なく、話が早く進みます。
今後の展開
まずは国内メーカー様向けに、仕組みと運用を固めます。そのうえで、海外の輸入企業・卸売企業向けにも、商品情報の確認、日本側メーカーへの問い合わせ、調達条件の整理、取引に必要な情報の橋渡しを支援する構想を検討しています。開始時期と提供内容は未定です。
よくあるご質問
通常の AI チャットと何が違いますか
一般の AI チャットは、聞かれたことにその場で答えるものです。このサービスでは、レイが貴社専用の業務環境で貴社の商品情報と業務ルールを継続的に参照し、Tokyo Works の仕事の進め方で実務を進めます。人の担当者が一緒に働き、重要な場面で承認します。
導入に必要な環境は
共有フォルダ(例: Google ドライブ)とメールがあれば始められます。貴社の社内システムへの接続は行いません。詳しい条件はご相談時にお伝えします。
AI と人の役割は
レイは情報の整理・資料と返信案の作成・確認事項の洗い出しを担当します。価格・納期・対外回答の決定は貴社、商談と輸出実務は Tokyo Works の人が担当します。
Tokyo Works や他社に、どこまで見えますか
他社には見えません。Tokyo Works の担当者が見られる範囲は、貴社が共有を承認した案件情報と、運用に必要な範囲に限ります。誰が何を見られるかは、導入時に表でお渡しします。
AI 事業者での処理や保存は
許可された情報は、採用する AI 事業者の環境で処理され、契約プランによっては保存されます。学習への利用の有無と、保存の有無・期間・削除条件は別のことなので、契約前に分けてご説明します。
利用をやめたときの情報は
貴社専用の業務環境へのアクセスを停止し、資料は返却または削除します。削除の方法と時期は契約で決めます。
対応できる業務とできない業務は
できるのは、情報の整理、英文資料の下書き、問い合わせの要約と返信案、見積もりの準備、規制の下調べ、案件の引き継ぎ準備です。できないのは、価格や販売許諾の判断、契約、送金、規制適合の保証、貴社システムの操作です。
費用は
ベータ版の利用料と契約期間は、ご相談のうえ個別にご案内します。輸出実務を Tokyo Works が引き受ける場合の条件は別途です。
輸出取引との関係は
レイが整えた案件を、貴社のいつもの販路で進めることも、Tokyo Works の輸出ラインに載せることもできます。義務はありません。載せていただく場合は、貴社が認めた範囲で、同じ担当者が商談・輸出実務を引き継ぎます。
第二回募集はいつですか
近日中に予定しています。ご希望の方には、募集開始時にメールでご案内します。下のフォームから「第二回募集の案内を受け取りたい」をお選びください。
海外の輸入企業向けには提供していますか
現在のベータ版は日本国内のメーカー様向けです。輸入企業・卸売企業向けは構想段階で、開始時期は未定です。
ご質問・第二回募集のご案内
初回は、会社名・ご担当者名・業務用のメールアドレスと、ご希望だけで結構です。機密資料や商品の原価は、情報の取り扱いを確認したあとにお預かりします。質問だけでも歓迎です。
メールの場合は rei@tokyoworksjp.com へ。件名に「AI 派遣社員 ベータ版」とお書きください。